Mikä maksaa, hyvinvointialueet?

Viimeisen vuoden aikana SOTE:n kuljetuspalveluiden ympärillä on käynyt melkoinen kuhina, kun useampi alue on kilpailuttanut järjestelmiä, välityspalveluita ja kuljetuksia.

Kilpailutuspapereita tavatessa on toisinaan jäänyt pohtimaan, että onkohan asioita mietitty ihan loppuun asti kustannusten tai palveluiden saatavuuden näkökulmasta.

Kuljetuspalveluita kilpailutetaan karkeasti jaoteltuna kolmella tavalla:

1. Kokonaiskilpailutus: kilpailutuksessa kuljetuspalvelut, kuljetusten välitys ja ohjaus sekä ohjaukseen käytettävät järjestelmät kuuluvat pakettiin.
2. Kuljetukset ja välitys erikseen: välitys- ja ohjaustoiminto ohjelmistoineen kilpailutetaan erikseen ja kumipyörät erikseen.
3. Ohjelmisto- ja kuljetuspalvelut erikseen: tilaajalla on oma keskus, johon hankitaan järjestelmä. Lisäksi kilpailutetaan kuljetusten liikennöinti erikseen.

Mistä palvelun kustannukset sitten syntyvät? Karkeasti ottaen tämäkin voidaan jakaa kolmeen osaan:

1. Järjestelmäkustannukset ovat joitakin kymmeniä senttejä per tilaus.
2. Henkilötyö välityskeskuksessa maksaa joitakin euroja per tilaus.
3. Asiakkaan kuljettaminen maksaa joitakin kymppejä per tilaus.

Tarkat summat riippuvat monesta asiasta, kuten kuljetusten pituudesta ja tarjottavasta palvelutasosta. Kustannusten kokoluokat ovat kuitenkin yllä kuvatussa suhteessa toisiinsa.

SOTE-kuljetusten osalta puhutaan useimmiten 200.000-500.000 matkasta per vuosi per kilpailutus. Nopealla päässälaskulla selviää, mikä kustannus on oikeasti merkittävä ja mikä ei. Järjestelmäkustannus on kuvattavissa parhaimmillaankin yhden käden sormilla prosentteina palvelun kokonaiskustannuksesta.

Mitä sudenkuoppia kilpailutuksessa sitten tulisi välttää? Alla muutama esimerkki tavoista, jotka eivät välttämättä tuota parasta mahdollista lopputulosta.

Halvalla hyvää? Jos ohjelmisto- tai keskuskilpailutuksen ainut valintakriteeri on hinta eikä esim. matkojen yhdistelylle tai kuljetusten ketjutukselle ole asetettu selkeitä tavoite- ja viitearvoja tai optimointiin ei kannusteta esimerkiksi tulospalkkioilla, saadaan voittajaksi 10 kertaa 10:stä epätehokas järjestelmä. 

Optimointi ja erityisesti reaaliaikainen automatisoitu optimointi on laskentaintensiivinen toimenpide. Mitä enemmän optimointia, sitä enemmän laskentaa. Mitä enemmän laskentaa, sitä enemmän rautaa tarvitaan ja sitä kalliimpi on järjestelmän tuotantokustannus. Hyvä optimointijärjestelmä siis maksaa enemmän, mutta jo muutaman prosentin säästö henkilö- ja kuljetuskustannuksissa on kymmeniä tai jopa satoja kertoja suurempi summa, kuin järjestelmähankinnan kokonaiskustannus.

Ristiriitaiset intressit? Eräässä hiljattain julkaistussa kilpailutuksessa oli ensisilmäyksellä hyvän näköinen porkkana: tilauskohtainen käsittelymaksu tuplana yhdistellyille kuljetuksille. Keskus saa pari euroa ekstraa, mutta tilaaja säästää kymppejä, kun kuljetukset yhdistellään. Klassinen win-win! Seuraavalla rivillä kuitenkin todettiin, että välityskeskus saa myös kiinteän prosenttiosuuden kuljetuspalvelun kokonaisliikevaihdosta eli mitä enemmän operaatio maksaa, sitä enemmän keskus tienaa. Kyseisessä tapauksessa provisio voitti yhdistelyrahan helposti, joten keskukselle ei ollut taloudellisesti kannattavaa yhdistellä matkoja.

Ilmainen lounas? Varsinkin keskuskilpailutuksissa törmää toisinaan selvästi alihintaisiin tarjouksiin. Tulipa hiljattain vastaan sellainenkin kilpailutus, jossa eräs keskus tarjosi palveluitaan ilmaiseksi ja vieläpä voitti ilmaisella tarjouksella.

Koska ilmaisia lounaita ei ole, kysymys kuuluu: mistä keskus sitten rahansa saa, jos ei kilpailutettavan sopimuksen kautta tilaajalta? Provisioista? Autoilijoiden välitys- ja laitemaksuista? Niin tai näin, ei ainakaan operaation kustannustehokkuudesta, ehkä jopa päinvastoin.

Siispä: yleisesti ottaen paras tapa säästää kuljetuskustannuksissa on sitoa järjestelmätoimittajan, keskuksen tai kokonaispalveluntuottajan taloudellinen intressi kuljetuspalvelun kustannustehokkuuteen. Yhdistelybonukset tai vaikka prosenttiosuus säästöistä ovat aitoja kannustimia ja tuovat esille ne tarjoajat, joilla on edellytys tuottaa hyvää palvelua tehokkaasti. Keskuksen tai järjestelmätoimittajan palkitseminen kalliin palvelun tuottamisesta harvemmin kannustaa tehokkuuteen. Jos SOTE-kuljetuspalvelun yhdistelyaste on alle 30 prosenttia, voidaan edesmenneen presidentin sanoin todeta: “tarttis varmaan tehrä jotain”.